Hoe werkt het maken van een mailmerge in Word met Excel-data?

mailmerge

Wil je meerdere brieven, etiketten of e-mails maken met gepersonaliseerde gegevens zoals namen, adressen of klantnummers? Dan is mailmerge (samenvoegen) precies wat je nodig hebt. Je gebruikt een Excel-bestand met data en Word om de inhoud te genereren.

In dit artikel leg ik je stap voor stap uit hoe mailmerge werkt tussen Word en Excel – perfect voor uitnodigingen, facturen, brieven of certificaten.

Wat heb je nodig?

  1. Een Excel-bestand met je gegevens (namen, adressen, e-mails, etc.)

  2. Een Word-document dat dient als sjabloon (de brief, uitnodiging, enz.)

  3. Microsoft Office (Word & Excel), bij voorkeur 2016 of nieuwer

Stap 1: Maak je Excel-bestand klaar

Zorg ervoor dat je Excel-document netjes gestructureerd is:

Voornaam Achternaam Adres Postcode Plaats
Lisa Jansen Marktstraat 12 1234 AB Utrecht
Karel de Boer Lijsterlaan 88 5678 CD Groningen

  • Zet in rij 1 de kolomnamen (geen lege rijen erboven!)

  • Geen samengevoegde cellen gebruiken

  • Sla het bestand op als .xlsx

Stap 2: Open Word en start de samenvoeging

  1. Open een nieuw of bestaand Word-document

  2. Ga naar het lint: “Verzendlijsten” > “Afdruk samenvoegen starten”

  3. Kies het type document:
    – Brieven (standaard)
    – E-mailberichten
    – Etiketten
    – Enveloppen

Stap 3: Koppel je Excel-bestand

  1. Klik op “Ontvangers selecteren” > “Bestaande lijst gebruiken”

  2. Zoek en selecteer je Excel-bestand

  3. Selecteer het juiste werkblad (vaak ‘Blad1$’ of ‘Sheet1’)

  4. Je gegevens zijn nu gekoppeld!

💡 Tip: klik op “Ontvangers bewerken” om te filteren of rijen uit te sluiten.

Stap 4: Voeg samenvoegvelden in

Typ je brief, en voeg op de plekken waar je gepersonaliseerde info wilt zien samenvoegvelden in:

Bijvoorbeeld:

Geachte «Voornaam» «Achternaam»,

Wij nodigen u van harte uit op ons evenement in «Plaats».

Zo doe je dat:

  1. Plaats je cursor waar je iets wilt invoegen

  2. Klik op “Samenvoegveld invoegen”

  3. Kies bijvoorbeeld: Voornaam, Achternaam, Plaats, enz.

Je ziet in je tekst dingen als «Voornaam» – die worden straks vervangen door de echte gegevens.

Stap 5: Voorbeeld bekijken

Klik op “Voorbeeld van resultaten” in het lint.

Je ziet nu hoe de velden worden ingevuld met echte gegevens uit je Excel-bestand. Gebruik de pijltjes om tussen de verschillende records te bladeren.

Stap 6: Afdrukken of exporteren

Als alles er goed uitziet, kun je:

➕ Alles samenvoegen naar één Word-bestand:

  • Klik op “Voltooien en samenvoegen” > “Individuele documenten bewerken”

  • Kies “Alle” → Word maakt een document met alle brieven erin

🖨️ Afdrukken:

  • Kies “Voltooien en samenvoegen” > “Afdrukken”

  • Kies de gewenste printer en instellingen

📧 E-mailen (alleen als je ‘e-mailbericht’ koos):

  • Kies “Voltooien en samenvoegen” > “E-mailberichten verzenden”

  • Vul het e-mailveld in (bijv. “E-mailadres”)

  • Voeg een onderwerp toe

  • Kies opmaak: meestal “HTML”

Veelgestelde vragen

🔹 Kan ik meerdere Excel-tabbladen gebruiken?
Nee, je kiest één werkblad per keer. Zet al je gegevens dus in één tabblad.

🔹 Wat als velden niet correct worden weergegeven?
Controleer of de kolomnamen in Excel geen spaties of vreemde tekens bevatten. Hernoem ze indien nodig.

🔹 Kun je ook afbeeldingen toevoegen per persoon?
Ja, maar dat vereist een geavanceerdere aanpak via “INCLUDEPICTURE” met paden in Excel.

🔹 Werkt dit ook met Outlook voor e-mailmerge?
Ja, maar alleen als Outlook op dezelfde computer staat én is ingesteld als standaard e-mailprogramma.

Plaats een reactie