Hoe schrijf je een zakelijke brief?

zakelijke brief

Van nette aanhef tot professionele afsluiting

Soms moet je nog echt ouderwets aan de slag: een zakelijke brief schrijven. Bijvoorbeeld naar een gemeente, bedrijf, instantie of sollicitatieadres. En dan wil je natuurlijk professioneel overkomen, met een duidelijke structuur en een toon die past bij de situatie.

Maar hoe pak je dat aan?

In dit artikel leg ik stap voor stap uit hoe je een zakelijke brief schrijft: van de juiste opbouw en aanhef tot de afsluiter en ondertekening.

Wanneer schrijf je een zakelijke brief?

Een zakelijke brief gebruik je bij officiële of formele communicatie, bijvoorbeeld:

  • Een sollicitatie of motivatiebrief

  • Een klacht indienen

  • Een verzoek doen aan een instantie

  • Een bevestiging of bezwaar sturen

  • Een officiële mededeling aan een klant of partner

Voor korte of informele berichten is e-mail vaak beter, maar bij officiële communicatie maakt een brief nog altijd indruk.

De opbouw van een zakelijke brief

Een goede zakelijke brief heeft deze vaste onderdelen:

  1. Jouw adres (links bovenaan)

  2. Datum (onder je adres)

  3. Adres van de ontvanger

  4. Betreft-regel (waar gaat de brief over?)

  5. Aanhef (bv. Geachte heer Jansen,)

  6. Inleiding (waarom schrijf je?)

  7. Kern (je uitleg of verzoek)

  8. Afsluiting (slotzin + groet)

  9. Ondertekening (naam + evt. functie of handtekening)

📄 Voorbeeldstructuur

Jouw naam
Straatnaam 123
1234 AB Plaatsnaam
[datum]

Bedrijfsnaam
T.a.v. de heer Jansen
Postbus 456
5678 CD Plaats

Betreft: Verzoek tot terugbetaling

Geachte heer Jansen,

Graag wil ik u verzoeken om terugbetaling van het bedrag van €120,- dat op 3 mei 2025 onterecht van mijn rekening is afgeschreven…

[vervolg kern van je brief]

Ik vertrouw erop dat u mijn verzoek in behandeling neemt en zie uw reactie graag binnen twee weken tegemoet.

Met vriendelijke groet,
[handtekening indien gewenst]
Jan de Vries

Taalgebruik: formeel maar duidelijk

Gebruik nette, beleefde taal, zonder wollig te worden:

✅ Wel zeggen:

  • Graag ontvang ik…

  • Hierbij stuur ik u…

  • Ik verzoek u vriendelijk…

❌ Liever niet:

  • Ik wil graag effe…

  • Je kunt me bellen…

  • Hoor wel van je…

Toon respect, maar wees helder en zakelijk.

Afsluiting: hoe eindig je een zakelijke brief?

Je sluit een zakelijke brief meestal af met:

Met vriendelijke groet,
[Je naam]

Andere nette afsluiters:

  • Hoogachtend (formeler, zelden nodig)

  • Hartelijke groet (bij een iets informelere toon)

💡 Zet je naam onderaan, en eventueel ook je functie, organisatie of telefoonnummer.

Veelgestelde vragen

🔹 Moet ik een handtekening toevoegen?
Alleen als je de brief fysiek verstuurt of extra formeel wilt maken. Bij e-mail is je naam voldoende.

🔹 Kan ik “beste” gebruiken als aanhef?
Liever niet bij officiële brieven. “Geachte heer/mevrouw” is gebruikelijker.

🔹 Wat als ik de naam van de ontvanger niet weet?
Gebruik dan:

Geachte heer/mevrouw,

🔹 Is een e-mail net zo goed?
Voor veel situaties wel. Maar bij formele zaken zoals bezwaren, sollicitaties of juridische kwesties is een brief sterker.

Samenvatting: hoe schrijf je een zakelijke brief?

  • Begin met je adres, datum en het adres van de ontvanger

  • Gebruik een duidelijke “Betreft”-regel

  • Kies een nette aanhef: “Geachte heer/mevrouw”

  • Schrijf kort, beleefd en to-the-point

  • Sluit netjes af met “Met vriendelijke groet”

  • Voeg je naam (en eventueel functie of handtekening) toe

Een goede zakelijke brief maakt meteen een betere indruk. Het laat zien dat je serieus genomen wilt worden — en dat werkt.

Plaats een reactie