Een e-mail is snel gestuurd, maar sommige situaties vragen om een officieel document. Denkt u aan een bezwaarschrift naar de gemeente, een formele klacht of een opzeggingsbrief. Een rommelige opmaak zorgt er dan voor dat uw verzoek direct minder serieus wordt genomen.

Het schrijven van zo’n brief volgt een vaste, traditionele structuur. Als u zich aan deze indeling houdt, weet de ontvanger meteen waar hij aan toe is.

De vaste indeling van de pagina

Een zakelijke brief heeft een vaste lay-out die u van boven naar beneden opbouwt. U begint linksboven met uw eigen naam en adresgegevens. Direct daaronder plaatst u de datum, voluit geschreven met de maand in letters.

Na een witregel volgen de gegevens van de ontvanger, eventueel met een specifieke afdeling of contactpersoon. Daarna komt de onmisbare betreft-regel. Hierin vat u in één korte zin samen waar de brief over gaat, zodat het document op de juiste stapel belandt.

[Uw Naam]
[Uw Straatnaam en huisnummer]
[Uw Postcode en woonplaats]

[Plaatsnaam], [Datum voluit]

[Naam organisatie of bedrijf]
T.a.v. [Naam contactpersoon of afdeling]
[Adres van de ontvanger]
[Postcode en woonplaats van de ontvanger]

Betreft: [Onderwerp van uw brief]

De juiste toon kiezen

Formeel schrijven betekent niet dat u direct wollige of ouderwetse taal moet gebruiken. Woorden zoals ‘bij dezen’ of ‘verblijf ik’ kunt u gerust weglaten. Schrijf direct en beleefd.

Gebruik altijd de u-vorm als u naar een instantie of bedrijf schrijft. Maak uw zinnen niet onnodig lang. Zeg liever ‘Graag ontvang ik een bevestiging’ in plaats van een ingewikkelde constructie met hulpwerkwoorden.

Aanhef en afsluiting

De aanhef is uw eerste binnenkomer. Kent u de naam van de contactpersoon, gebruik die dan altijd (bijvoorbeeld: Geachte heer Jansen,). Weet u niet wie de brief gaat lezen, dan is ‘Geachte heer/mevrouw,’ de veilige standaard.

Zorg dat er na de aanhef een witregel staat en begin de eerste zin van de brief met een hoofdletter. Het eigenlijke bericht verdeelt u in korte alinea’s: een korte inleiding, de kern van uw verhaal en een slotalinea met de gewenste vervolgstap.

Eindigen doet u vrijwel altijd met ‘Met vriendelijke groet’, gevolgd door uw naam op de regel daaronder. Een handgeschreven handtekening is alleen nodig als u de brief daadwerkelijk uitprint en per post verstuurt. Bij een digitale verzending via een PDF-bijlage is uw getypte naam voldoende.